ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムは会議での紙資料を電子化することで、準備の時間と印字費用を削減します。新型コロナウイルスへの対応でWeb会議が主流となり、さらに活用場面が増えています。資料が多い会議・紙印字が出来ない場所での会議には必須アイテムです。
また、研修もWebでの実施が増えています。研修テキストはページ数が多いのでペーパーレス会議にはうってつけで、講義中に講師や受講生の書き込みも出来るため、準備と運営に大きな効果が見込まれます。

当社では2018年より「ペーパーレス会議システム」を導入し、様々な会議や研修会で利用しています。コロナ禍でWeb会議やWeb研修のニーズが高まり、その利便性はさらに広まっています。ここでは「ペーパーレス会議システム」の利活用ノウハウをご紹介します。

会議開催者の資料準備時間と費用を削減

会議の度に資料を印刷するのは時間と費用の無駄です。特に、定期的に大きな会議を運営している部門にとっては膨大な工数となります。
例えば50人参加の会議で10人がそれぞれ20ページの資料を発表する場合、印刷枚数は1万ページになります。当然、直前の資料差し替え依頼もあるでしょう。
これを、電子化することで、こうした工数がなくなるとともに、資料の差し替えも会議直前まで可能となります。

簡単に資料を登録、今すぐペーパーレス会議を実現

リモートワークになると、今までの会議以外にも数名の打ち合わせもオンラインで行うことになります。
また、1つの会議でも資料の数が多かったり、混み入った資料の場合、Web会議システムの画面共有では説明が先に行って読み切れなかったり、別の資料を参照できなかったりすることが、議論の障害となることがあります。
かと言って、資料を事前に配布するのは、打ち合わせの数が多くなると手間となります。
ペーパーレス会議システムは、エクスプローラーから参加者がドラッグ&ドロップで資料を共有し、すぐに会議を開催できます。
会議前に登録すれば事前に資料確認もでき、スムーズな打ち合わせが可能になるのです。

研修でペーパーレス会議システムが威力を発揮

ペーパーレス会議システムを研修に活用すると、効果は抜群です。

●研修前
 受講者は事前に資料を確認できます。講師は直前まで資料を更新できます。

●研修中
 講師はまるで黒板を使うように、資料に書き込みながら説明が出来ます。受講者は教科書のように、手元のタブレットやPCで資料を確認でき、自由にメモを書き込めます。

●研修後
 受講者は自身のメモ入りの資料をダウンロードできます。

重要資料を漏洩させない!万全なセキュリティ

紙の資料では紛失や盗難の危険がありますが、ペーパーレス会議ならセキュリティをシステムで管理できます。
役員会議や社内制度研修など機密性の高い資料を扱う場合も想定し、さまざまな閲覧制限を設定できます。
会議終了後の資料回収も不要、情報漏洩対策にも効果的です。

●会議・研修前 <資料ダウンロード時>
事前に登録された端末、参加を許可されたユーザーのみが資料をダウンロードできます。
不正端末や不正ユーザーのアクセスをしっかり排除します。

●会議・研修中 <資料閲覧時>
システム管理サーバと通信中(オンライン)の場合にのみ、端末で資料が閲覧できます。
会議室内でだけ閲覧でき、資料を外に持ち出させないようにします。
 ※外出先でも資料の閲覧を行う場合は、オフライン許可に設定します。

●会議・研修後 <資料使用終了時>
管理者が全端末内の資料を一斉に削除したり、閲覧期限を設定して端末に残った資料を自動で削除したりすることができます。