Web会議システム Zoom・Teams

新型コロナウイルスへの対応として社内の会議はWebが常識になりました。
お客様との打合せもWebで実施されるケースが増えてきました。
学校の授業や社内研修もリモートになり、Web会議システムが活用されています。
これからは、Web会議システムの活用範囲を広げることと、活用場面に応じたツールの選定が働き方改革に重要なノウハウになります。当社の事例を通じて、様々な活用方法をご紹介します。

当社では、2018年にZoomを導入し 現在はTeamsを併用しています。
その経験から、Web会議としての使い分けや運用方法、安全に利用するための工夫をまとめました。ご参考にしていただければ幸いです。

Zoom と Teams の両方を利用

Web会議システムとして、Zoom と Teams どちらを導入すべきかと悩まれるお客様は多くいらっしゃいます。
当社は両方を利用していますが、結論から言うとWeb会議としての機能面ではどちらも大差はありません。
違いは、
 ・ZoomはWeb会議システム単体のシステムであるのに対し、
 ・TeamsはExcel・Word・PowerPointをグループで情報共有し、
  協働で仕事をするために、Web会議やチャットを活用するコラボレーションツールです。
 Web会議システムのみを使いたい場合はZoom。
 Officeを共有して協働作業を推進する場合にはTeamsが向いています。

会議開催権限を引き渡し複数人で活用する

Zoomの会議開催権限はメールアドレス(個人)に付与されます。
したがって、10ライセンスを購入すると会議を開催できる人は10人だけになります。
しかし、実際には全社員 誰もが会議を開催する可能性があります。
そこをカバーするため、当社内では運用ルールを定めています。
ICT実証実験の事務局である事業推進部の運用例は図のとおりです。
 (1)会議の予約・開催権を常に社内にいる社員Aさんに付与する。
 (2)会議を開催したいBさんはAさんに会議開催予約を依頼する。
 (3)AさんはBさんの会議をZoomに予約、当日は会議室を開けます。
 (4)Bさんが会議室に入ったら、
 (5)Aさんは会議開催権をBさんに渡します。
 (6)Bさんは、開催権をAさんからもらい会議を開催します。

※この運用方法は、Zoomの提供会社により認められています。

Zoomで安全な会議・講義を行うための心得

Web会議システムの利用時に、IDを間違えたり、IDが漏れることによる情報漏洩や研修妨害などの事故が発生しています。
間違えて会議に入室することによる機密情報の閲覧や、研修に関係ない話や画像を見せることで講義を中断させる行為への対応が必要です。
こうした事例へは、図や下記のような機能を使った対応が可能です。

<セキュリティを高める会議予約設定>
 ①事前に登録された人だけ参加を許可する。
 ②ミーティングIDを会議ごとに自動生成する。
 ③パスワードを設定する。
 ④一旦待合室に入り、会議参加許可を待つ。
 ⑤参加時に参加者とホストのカメラが起動する/しないを事前に選択する。
 ⑥ホストが参加するまで会議室に入れないようにする。
 ⑦入室時に参加者のマイクをミュート(消音)にする。
 ⑧サインインしたユーザーのみ参加可能にする。
 ⑨グループワークをするとき、メインの会議室から参加者を別々のルームに分割する。
 ⑩ミーティングを自動的に録画する。
 ⑪予約する人と会議開催者が違う場合、開催者に管理者権限(ホスト権)を付与する。


●これらのうち、最低限の対応で設定する項目
 ②ミーティングIDを会議ごとに自動生成し、再利用せず、誤った会議入室を防ぐ。
 ③参加時のパスワードを必須とし、機密性を守る。
 ④参加者は待合室で参加許可を待つことで、間違い入室、情報漏洩、研修妨害を防ぐ。

●大人数が参加する場合に選択する項目
 ⑦入室時に参加者のマイクをミュートにして、スムーズに会議を進行する。
 ⑧サインインしたユーザーのみ参加を可能にし、名無しや偽名での参加を防止する。

●不特定の人が参加する場合に選択する項目
 ①事前に登録された人だけ参加できる、事前登録制にする。
 ⑤参加者のカメラをオフにして、映像による会議や研修の妨害を防ぐ。