Web会議システム Zoom・Microsoft Teams

新型コロナウイルスへの対応として始まったWeb会議は今や常識になりました。
学校の授業や社内研修もリモートになり、Web会議システムが活用されています。
これからは、Web会議システムの活用範囲を広げ、活用場面に応じたツールを選定することが重要なノウハウになります。
当社の事例を通じて、様々な活用方法をご紹介します。
 

当社では Zoom と Teams の両方を利用

Zoom と Teams の違い

当社では、2018年に Zoom を導入し 現在は Microsoft Teams(以下、Teams)を併用しています。
その経験から、Web会議としての使い分けや運用方法、安全に利用するための工夫をまとめました。ご参考にしていただければ幸いです。

Web会議システムとして、Zoom と Teams どちらを導入すべきかと悩まれるお客様は多くいらっしゃいます。
当社は両方を利用していますが、結論から言うとWeb会議としての機能面は大差ありません

違いは、
 ・Zoom は Web会議システム単体のシステムであるのに対し、
 ・Teams は Excel・Word・PowerPointをグループで情報共有し、
  共同で仕事をするために、Web会議やチャットを活用するコラボレーションツールです。

つまり、
 ・Web会議システムのみを使いたい場合は Zoom。
 ・Officeソフトを共有して共同作業を推進する場合には Teams が向いています。


 

「Teamsを使ったリモートワーク」はこちらをご覧ください。

 

 

Zoomは、会議開催権限を引き渡し複数人で活用しています

限られたライセンスでルールを定めて、Zoom会議を賢く運用

Zoomの会議開催権限はメールアドレス(個人)に付与されます。
したがって、10ライセンスを購入すると会議を開催できる人は10人だけになります。
しかし、実際には全社員 誰もが会議を開催する可能性があります。
その点をカバーするため、当社内では運用ルールを定めています。運用例は下記のとおりです。


① 会議の予約・開催権を常に社内にいる社員Aさんに付与する。
② 会議を開催したいBさんはAさんに会議開催予約を依頼する。
③ AさんはBさんの会議を Zoomで予約、当日は会議室を立ち上げます。
④ Bさんが会議室に入ったら、
⑤ Aさんは会議開催権をBさんに渡します。
⑥ Bさんは、開催権をAさんから受け取り、会議を開催します。
 

 ※この運用方法は、Zoomの提供会社により認められています。
 

当社の運用方法は、Aさんの会議室を貸し出すイメージです。

Zoom で安全な会議・講義を行うための心得

会議のセキュリティを高める予約設定

Web会議システムの利用時に、IDを間違えたり、IDが漏れることによる情報漏洩や研修妨害などの事故が発生しています。
間違えて会議に入室することによる機密情報の閲覧や、研修に関係ない話や画像を見せることで講義を中断させる行為への対応が必要です。
こうした事例には、下記のような機能を使った対応が可能です。

<セキュリティを高める会議予約設定>
 ① 事前に登録された人だけ参加を許可する。
 ② ミーティングIDを会議ごとに自動生成する。
 ③ パスワードを設定する。
 ④ 一旦待合室に入り、会議参加許可を待つ。
 ⑤ 参加時に参加者とホストのカメラが起動する/しないを事前に選択する。
 ⑥ ホストが参加するまで会議室に入れないようにする。
 ⑦ 入室時に参加者のマイクをミュート(消音)にする。
 ⑧ サインインしたユーザーのみ参加可能にする。
 ⑨ グループワークをするとき、メインの会議室から参加者を別々のルームに分割する。
 ⑩ ミーティングを自動的に録画する。
 ⑪ 予約する人と会議開催者が違う場合、開催者に管理者権限(ホスト権)を付与する。
 

Zoomの予約画面(1)

Zoomの予約画面(2)

 

  • 最低限の設定項目

 ② ミーティングIDを会議ごとに自動生成し、再利用せず、誤った会議入室を防ぐ。
 ③ 参加時のパスワードを必須とし、機密性を守る。
 ④ 参加者は待合室で参加許可を待つことで、間違い入室、情報漏洩、研修妨害を防ぐ。
 

  • 大人数が参加する会議の設定項目

 ⑦ 入室時に参加者のマイクをミュートにして、円滑に会議を進行する。
 ⑧ サインインしたユーザーのみ参加を可能にし、名無しや偽名での参加を防止する。
 

  • 不特定の人が参加する会議の設定項目

 ① 事前に登録された人だけ参加できる、事前登録制にする。
 ⑤ 参加者のカメラをオフにして、映像による会議や研修の妨害を防ぐ。

 


Zoom・Teamsのさらに詳しい資料はこちら(お役立ち情報ダウンロードフォームへ)Web会議に関する詳しい資料をダウンロードできます。