Web会議でよく使われる ZoomとTeamsの違いがわからない

当社は、2018年にZoomを導入し 現在はTeamsも併用しています。Web会議としての機能面では大差はありません。しかし、それぞれに特徴があり、そこを上手く使い分けると効果的な活用が出来ます。
今や Web会議システムは会議のためだけでなく、研修やセミナー、リモートデモンストレーション、技術支援ツールなどとしても使われます。皆様の活用の幅を広げていただけるよう、当社の活用事例をご紹介します。 

当社ができること

当社は、社外とのWeb会議は基本的にZoomを活用しています。その理由は、Zoomは相手先がライセンスを持っていなくても参加できるからです。参加者が会議IDとパスワードを知ってさえいれば、それだけで会議に参加できるイメージです。言うなれば、「オープンな会議」のスタイルです。
一方Teamsは、事前に会議参加者をグループとして登録し、そのグループの会議を開催すると、登録された参加者が呼び出されるイメージです。一回限りと言うよりは、チームでの定例会議に向いています。当社は全社的にOffice365を使用しているため、全社員がTeamsを無償で利用しWeb会議を開催できます。社内会議は今後Teamsの活用を促進する予定です。
当社では、これらの会議の運営方法や会議以外の使い方をご紹介しております。購入検討にあたってのご質問もうけたまわっておりますので、ぜひご相談ください。

ZoomによるWeb会議

Zoomの会議開催権限はメールアドレス(個人)に付与されます。したがって、10ライセンスを購入すると会議を開催できる人は10人だけということになります。
しかし、実際には全社員 誰もが会議を開催する可能性があります。その点ををカバーするため、当社内では運用ルールを定めています。運用例は図のとおりです。
①会議の予約・開催権を常に社内にいる社員Aさんに付与する。
②会議を開催したいBさんはAさんに会議開催予約を依頼する。
③AさんはBさんの会議をZoomで予約、当日は会議室を立ち上げます。
④Bさんが会議室に入ったら、
⑤Aさんは会議開催権をBさんに渡します。
⑥Bさんは、開催権をAさんから受け取り、会議を開催します。

※この運用方法は、Zoomの提供会社により認められています。

Zoomのセキュリティ設定

Zoomは事前に会議参加者を登録しないので、IDを間違えたり、IDの情報漏洩、研修妨害などの事故が懸念されます。
会議や研修に関係ない人を参加できないようにするための設定をご紹介します。図を参照いただき、下記のような対応が必要です。

<セキュリティを高める会議予約設定>
 ①事前に登録された人だけ参加を許可する。
 ②ミーティングIDを会議ごとに自動生成する。
 ③パスワードを設定する。
 ④一旦待合室に入り、会議参加許可を待つ。
 ⑤参加時に参加者とホストのカメラが起動する/しないを事前に選択する。
 ⑥ホストが参加するまで会議室に入れないようにする。
 ⑦入室時に参加者のマイクをミュート(消音)にする。
 ⑧サインインしたユーザーのみ参加可能にする。
 ⑨グループワークをするとき、メインの会議室から参加者を別々のルームに分割する。
 ⑩ミーティングを自動的に録画する。
 ⑪予約する人と会議開催者が違う場合、開催者に管理者権限(ホスト権)を付与する。

  • 最低限の設定項目
    ②ミーティングIDを会議ごとに自動生成し、再利用せず、誤った会議入室を防ぐ。
    ③参加時のパスワードを必須とし、機密性を守る。
    ④参加者は待合室で参加許可を待つことで、間違い入室、情報漏洩、研修妨害を防ぐ。
  • 大人数が参加する会議の設定項目
    ⑦入室時に参加者のマイクをミュートにして、円滑に会議を進行する。
    ⑧サインインしたユーザーのみ参加を可能とし、名無しや偽名での参加を防止する。
  • 不特定の人が参加する会議の設定項目
    ①事前に登録された人だけ参加できるよう、事前登録制にする。
    ⑤参加者のカメラをオフにして、映像による会議や研修の妨害を防ぐ。

TeamsはWeb会議もできる共同作業ツール

TeamsはWeb会議というよりも、共同作業をする仮想空間がクラウド上にあって、そこでWeb会議やチャットで意見交換するイメージです。活動イメージを下記に記します。
①共同作業をするメンバーがチームを構成します。
②各メンバーが共同作業のための資料を仮想空間に格納します。
③チャットやWeb会議で資料の説明と、他のメンバーに追加すべき項目を依頼します。
④各メンバーは自分の意見を書き込みます。チャットで補足します。
⑤資料が完成するころにWeb会議で意見整合を行います。
Teamsの使い方に慣れてくると様々な場面で情報共有・共同作業を行いたくなります。この際、一緒に仕事をする人の集まりである「チーム」を作成する必要があります。この「チーム」作成を利用者任せにすると、使われない「チーム」が乱立し、メモリー容量などIT資産の無駄遣いにつながる可能性があります。そのため活用促進をするにはルール作りが必要です。当社でも、次のような利用規約を定めています。(図)
①チームを誰が作るのか。 
②活性化させる責任者は誰か。 
③不要になったチームを削除する基準をどうするのか。
導入に向けてご検討される方は、ぜひご相談ください。