会議資料の準備に時間がかかる。また、情報漏洩が心配

当社では2018年より「ペーパーレス会議システム」を導入し、様々な会議や研修会で利用しています。また、多くのお客様に活用いただいています。導入されるお客様は主に、全社的な会議が多い、あるいは取締役会・理事会・役員の定例会など経営に係わる会議が多い会社です。そして、導入の目的は事務局の効率化、紙媒体による重要情報漏洩防止です。
当社では、コロナ禍でWeb会議やWeb研修が急速に増えましたが、そこにペーパーレス会議を活用して利便性を高めています。「ペーパーレス会議システム」の事例と当社の利活用例をご紹介します。

当社ができること

ペーパーレス会議システムには、大きく2つの目的があります。1つ目は会議前の準備作業を効率化すること、2つ目は会議を円滑に進行することです。しかし、役員を対象とした機密情報を多く扱う会議かそうでない会議かなど、会議の目的や性格によって使う機能や使い方が大きく変わります。

機密情報を多く扱う会議向けシステムは、
①参加者の事前登録など、セキュリティに関する機能が豊富。
②事務局が式次第(議事、時間、発表者など)を登録することでシステムが会議を自動的に運営。

その他の一般的な会議向けシステムは、
①準備が簡単。
②PC・タブレット・スマートフォンなど、 どのような端末からでも参加できる。
などの特徴があります。
 

シンプルな操作で議論に集中。 役員向けペーパーレス会議システム

当社では機密情報を多く扱う会議向けシステムとして導入している、『SmoothMeeting』と『ConforMeeting/e』をご紹介します。
『SmoothMeeting』は、タブレット端末を活用したソリューションです。会議には手ぶらで参加し、会議終了時に使用した資料を登録することによって後でまた閲覧することができます。
『ConforMeeting/e』は、自身のモバイルPCやタブレットを持ち込んで会議へ参加可能なソリューションです。議事進行に必要な情報を事前に登録することで、当日は登録された式次第通りにシステムが発表者や資料を選択し、発表準備を整えてくれます。

詳しくはこちら(メーカーサイトへ)

全社員で活用するペーパーレス会議システム

その他一般的な会議向けのシステムとして、『ConforMeeting/c』も社内で活用しています。
このシステムの特徴は、事前準備が非常に簡単なことです。会議に出席するメンバーすら登録する必要はありません。会議に必要な資料を登録し、会議のID・パスワードを参加者に通知すれば会議が開催できます。 端末もPC・タブレット・スマートフォン(iPhone、Android) いずれも利用可能です。出先からもでスマートフォン1つで、会議への参加が可能です。 

Web会議+ペーパーレス会議、システムの併用でストレスのない会議

当社では、全国の部門長が集まる会議の事務局の会議準備効率化を目的に2018年に導入しました。その後、コロナ感染防止対策として在宅勤務が始まりWeb会議が急増し、それにつれてペーパーレス会議システムの利用率も上がりました。
一方、在宅で利用するパソコンにはカメラが付いていないケースも多く、Web会議にスマートフォンで参加するケースも増えました。ただ、資料を見るにはスマートフォンでは小さ過ぎます。そこで、Web会議はスマートフォン、資料はパソコンのペーパーレス会議システムという使い方を始め、それが定着してきました。
また、ペーパレス会議は、紙資料の紛失や盗難による情報漏洩を防止できます。機密性の高い資料を扱う場合、さまざまな閲覧制限を設定することも可能です。
会議終了後の資料回収も不要で情報漏洩対策にも効果的です。

  • 会議・研修前 <資料ダウンロード時>
    事前に登録された端末、参加を許可されたユーザーのみが資料をダウンロードできます。
  • 会議・研修中 <資料閲覧時>
    社内ネットワークと通信中の場合のみ、資料が閲覧できます。
    資料閲覧は会議室内だけで、外に持ち出させないようにします。
  • 会議・研修後 <資料使用終了時>
    管理者が全端末内の資料を一斉に削除したり、閲覧期限を設定して端末に残った資料を自動で削除することもできます。