紙による社内申請をやめて、ワークフローの電子化を検討したい

リモートワークでは紙での様々な申請が出来なくなり、ワークフローシステムのニーズが高まっています。
当社では2つのワークフローシステムを活用しています。グループウェアの電子決裁機能とワークフローの専用システムです。
その使い分けとしては、受注審査や新規口座開設申請等、申請対象に変更が生じるものは、グループウェアの電子決裁機能を有効に使っています。一方、経費精算・出張申請・押印申請・見積作成など、業務フローが確立していて変更がないものや、他の業務システムと連携するものは専用のワークフローシステムを利用しています。

当社ができること

ワークフローシステムを検討する際に課題になるのが、どの申請業務をワークフローシステムに置き換えるのか、どのツールを選択するのかです。
当社では、グループウェアのワークフロー機能(電子決裁)とワークフロー専用システムの2つを利用しています。 それぞれにメリットとデメリットがありますので、ご紹介いたします。
グループウェアのワークフロー機能は、紙で行っている申請処理を素早く電子化するのに向いています。他のシステムとの連動には強くないので、業務の効率化そのものにはなりませんが、ルールを徹底させたり 上司が出先でスマートフォンやモバイルパソコンで承認をすることで、業務を止めないというメリットがあります。
一方、専用のワークフローシステムのメリットは、承認を得た内容が別のシステムに引継がれさまざまな業務が自動化されることです。確立された業務内容をワークフロー化するのに向いています。ただ、業務内容が変わると修正に費用が掛かるデメリットもあります。

グループウェアを活用した電子決裁

業務プロセスに合わせた申請フォームや申請時の承認経路を手軽に設定できます。経路の分岐や上長の設定、代理申請や代理承認機能も備えています。スマートフォンやタブレット端末からも申請を処理でき、業務の停滞を防止します。
申請フォームは、申請項目や申請経路があらかじめ設定されています。申請フォームは60種類のテンプレートが用意されていて、目的に合った申請フォームを選択することで、迷うことなくワークフローを作ることができます。また、承認された休暇や出張申請を自動的にスケジュールに登録するようにも設定できます。
さらに代理承認の設定や申請金額による承認者の変更や省略など、条件に応じた承認ルートの設定も可能です。
また、JavaScriptによるカスタマイズやAPIを利用して他のアプリケーションとの連携を図ることもできます。
スマートフォンや携帯電話での承認も可能で、決裁のスピードアップが図れます。

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ワークフロー専用システム

ワークフロー専用システムでは、「どの申請業務をワークフローシステムに置きかえるか」、 「どれだけ業務が確立されているか」「他の業務との関係はどのようになっているか」が重要になります。専用のワークフローシステムを活用するメリットの一つは、承認を得た内容が別のシステムへ引継がれ、たとえば口座振込などが自動化されることです。 当社では、出張時の交通費や接待の経費精算処理、見積書の作成などは専用システムを使用しており、 経理システムや販売管理システムと連動しています。 一連の業務の中に組み込まれるため、非常に効率的です。 ただ専用システムは、業務内容が変更になるとシステム改修費用が発生するため、確立された業務内容のワークフロー化に適しています。