Teamsを使ったリモートワーク

Teamsとは…
マイクロソフトは ”Office 365製品群をつなぐハブ機能”、”リモートワークのためのコラボレーションプラットフォーム”と言っています。つまり、Micrsoft Officeやメール・スケジュールなど、個人の業務を共同作業にするために、データの共有とWeb会議やチャットなどのコミュニケーションツールをセットにした商品と考えれば良いでしょう。
詳しい機能はマイクロソフトのホームページで紹介されていますので、ここでは、当社の活用方法をご紹介します。

Web会議でTeams を使い始めた理由

当社は、早くからWeb会議システムとしてZoomを使っていて、逆にTeamsは使っていませんでした。しかし「緊急事態宣言」発出により在宅勤務が増え、Web会議システムの利用も急速に増えてしまったため、当社ではOffice 365を利用していたこともあって、Teamsの有効活用も検討することになりました。
TeamsはOfficeライセンスを持つ社員なら誰でも利用できるので、新たな費用を発生させることなく、第2のWeb会議システムを始めることが出来ました。
当社では当面TeamsとZoomを併用して行きます。費用面ではTeamsに一本化する方が良いのですが、社外との会議ではZoomを指定いただくことが多いことと、参加者が未確定な段階で会議を設定する際のZoomの操作性の良さが 併用の理由です。

リモートワークでファイル共有・共同作業

Teamsをリモートワークのためのコラボレーションプラットフォームだと感じるのは、Web会議をしてるときよりも、特に同僚や上司・部下とのちょっとした相談をチャットや資料共有で行ったり、作成中の資料を一緒に作り上げたりするときです。
いったんチームを作れば、そのメンバー間でファイル共有やチャット、Web会議を必要なときに行えます。作成中の資料は同時にアクセスして共同作業が出来ます。あたかも、デスク横のワークテーブルで意見交換をする仮想空間です。

便利なツールなだけに、利用規約で無駄遣いを防止

Teamsは、一緒に仕事をする人の集まりである「チーム」を作成すると、そこでリモートワークのためのコラボレーションが促進されます。
しかし、「チーム」の作成を利用者任せにすると、メモリー容量などIT資産の無駄遣いにつながる可能性があります。活用促進のためにはルール作りが必要です。(図)
①チームを誰が作るのか。 ②活性化させる責任者は誰か。 ③活性しなくなったチームを削除する基準をどうするのか。
当社でも、利用規約を定めています。導入に向けてご検討される方は、ぜひご相談ください。