会議の全工程をペーパーレス化。シンプルな操作性で会議の質を向上させる

～ペーパーレス役員会議システム導入事例～

導入のポイント

《導入前の課題》

会議資料の印刷製本作業にかける工数や会議直前に出てくる資料を準備する時間を削減したい。
会議資料は紙なので、もし置き忘れが発生したら大変。また資料保管スペースの確保や過去の会議資料を探しだす時間をもっと短縮させたい。

《導入ソリューション》
ペーパーレス役員会議システム『コンフォミーティング・イー』

紙資料の印刷・管理に費やしていたコストや工数を削減。
直前の資料差し替えにも即対応、鮮度の高い情報で会議に臨める。

ペーパーレス役員会議システム『ConforMeeting/e』とは

『ConforMeeting/e』は、会議資料を電子化してタブレットやPCで運用管理する、役員向けのペーパーレス会議システムです。紙資源と事前の準備作業にかける工数を削減するだけでなく、会議の効率化とセキュア化を実現します。

全プロセスをペーパーレス化
会議前の資料準備から会議後の資料保管まで、会議に関わるプロセス全体を徹底してペーパーレス化します。事前に資料を閲覧したり、メモを書き加えて会議に参加、そのメモを見ながら発言することもできます。また、会議に参加しながら過去の資料を参照することもできます。
会議の効率化

発表者ページに合わせて、参加者のページを同期します。参加者は見るべき資料やページを探す必要がなくなり、議論に集中できます。
式次第を作るように議題と発表者を登録しておけば、議題をクリックするだけで資料と発表者を切り替えられ、スムーズに会議を進められます。
事務局は、報告権をコントロールしたり、発表者・参加者の画面をモニタリングして進行状況を確認できるので、会議をスムーズに進行できます。

セキュリティの確保
会議資料は電子化されているため、資料の置き忘れや放置などの発生を防ぐことができます。

選定の経緯

素早い意思決定のために作られた、操作が分かりやすい役員会議システム

JA栃木中央会様は、JAグループ栃木のメンバーである県内各JA、連合会を会員として、その健全な発達を図ることを目的に、農業協同組合法に基づいて設立された組織です。

同会はJAに対する総合指導機関として、会員の経営および組織・事業の指導、監査、教育などの事業を行うほか、行政庁への建議を行うなどの役割を果たしており、JAグループ栃木のリーダー的な性格をもつとともに、公共性の強い非営利法人です。
専務理事猪瀬尚孝様は、全国のJAでペーパーレス会議の導入が進む中、同会でも導入して紙の使用量削減や業務改善に役立てたいと考えていらっしゃいました。そのため、どのように使って効果をあげているのかを知りたいと、全国各地のJAへの導入実績が豊富な当社にご相談をいただきました。
紙やトナーなどプリントにかかるコストの削減はもちろん、準備作業の効率化、会議後の資料保管も簡潔という利点から、ペーパーレス会議システム『ConforMeeting/e（コンフォミーティング・イー）』を導入していただくにいたりました。
当システムをお選びいただいた理由は、事務局が資料を電子化するプロセスが１回で済む簡潔さと操作性の高さです。出席者の資料閲覧状況を確認することができ、管理することもできます。
「他にも便利な機能がたくさん搭載されている製品はありますが、当製品は意思決定をすばやく行う役員会議向けということで、とにかく単純明快で使いやすい。」それが選定の決め手となりました。

専務理事　猪瀬尚孝様

導入の経緯

システムの機能を上手く使って改善しながらペーパーレス化に移行

参事兼総務企画部長の藤澤勝様によると、当システム導入当初は、慣れ親しんだ紙資料をなくすことには抵抗感を持つ方もいたそうです。「手元に何もなくなると不安や不便を感じるという声もあったので、会議次第だけは紙で配布し、メモするところから始めました。一切の紙をなくすのは時間がかかるかも知れませんが、減らすように努め、徐々に移行していきたいと考えています。」

毎月開催される企画会議など複数の会議で、都度大量の資料を印刷して配布、また急ぎの資料の差し替えなど、会議運営に対する負担がありましたが、「徐々に軽減できるよう今後活用していきたいと思います。」また、「すべての会議出席者の閲覧画面が事務局で視覚的に確認できるので、そのような機能を使いながら会議進行をスムーズに行うなど役立てていきたい」とお話されていました。

「2020年東京オリンピック・パラリンピックに向け、栃木県産品をたくさん食べていただきたい」と話す
参事兼総務企画部長監査士
藤澤勝様

今後の展望

会議のペーパーレス化だけでなく、会議自体の質向上を目指して

さらに今後のペーパーレス会議についておうかがいすると、「エコロジーや効率化も大切だけれど、今まで以上に会議の質の向上を目指したい。会議自体の内容が良くなったとか、アイデアが出るようになった、というように変化させたい。また、効率化をはかることで、今までの会議の良くないところが見つかり、改善をはかれればよいと考えています。会議後資料が手元にないのは不便や心許ないこともあるが、メモ機能があり、会議後に資料を配布することもできるので、うまく工夫して活用していきたい（猪瀬様）」と将来像を話してくださいました。