会議資料の準備が簡単！「ペーパーレス会議システム」でリモート会議も活性化

リモート会議におけるお悩み

• Web会議システムで資料を画面共有するだけでは、資料の先読みや見返しができず議論が活性化しない
• 見たいページに遡ったり、別資料を参照したり、メモ書き可能な紙資料の方が使い勝手がいい
• 画面や操作を気にせずに、対面会議のように議論に集中したい
   

会議事務におけるお悩み

• 会議の資料準備（印刷と配布）に手間を取られている。印刷コストもかかる
• 会議直前に資料の追加や差し替えがあると、とても大変！
• 会議終了後、資料の回収、廃棄（保管）にも手間がかかる。資料の置き忘れによる情報漏洩も心配
• パソコンやタブレットの操作に不慣れな人もいて、なかなかペーパーレス化に踏み切れない 

ペーパーレス会議システムは会議での紙資料を電子化することで、事務局の手間と印刷費用を削減します。
また手間を減らすだけでなく、リモート会議が増えた昨今は、ペーパーレス会議システムの活用場面がさらに増えています。
特に、資料が多い会議・印刷が出来ない場所での会議には必須アイテムとも言えます。
 

当社ではテレワークが普及する以前の2018年より「ペーパーレス会議システム」を様々な会議や研修会で利用していました。
ここではまず、当社の会議における「ペーパーレス会議システム」の利活用ノウハウをご紹介します。


会議事務局の資料準備時間と費用を削減
会議の度に資料を印刷するのは時間と費用が無駄になります。特に、定期的に大きな会議を運営している部門にとっては膨大な工数となります。
例えば50人参加の会議で10人がそれぞれ20ページの資料を発表する場合、印刷枚数は1万ページになります。当然、直前の資料差し替え依頼もあるでしょう。
これを、電子化することで、こうした工数がなくなるとともに、資料の差し替えも会議直前まで可能となります。

当社では、全国の部門長が集まる部門長会議の紙資料 14,245枚を削減できました。
この会議は年に2回（現在4回）開催しますので、年間で見るとさらに大きな効果を生みました。
 

• 印刷にかかる費用・時間を削減。
• 資料提出期限が会議直前までOK。最新値を会議で提示。
   

Web会議＋ペーパーレス会議、システムの併用でストレスのない会議
当社では、会議が対面からリモートに変わっても、Web会議システムと併せて、それまで通りのペーパーレス会議システムを利用して会議を行いました。
併用することで、Web会議システムだけではできない、資料の細かい数値を参照したり、メモ書きが自由にでき、リモート会議でその威力を発揮しました。
例えばスマートフォンでWeb会議システムを、ノートパソコンなどでペーパーレス会議システムを立ち上げ、資料をより大きな画面で見ながら会議を行うなど（下写真）議論しやすい環境を工夫しました。


簡単に資料を登録、すぐに会議を実現
テレワークになると、通常の会議体以外にも数名の打ち合わせもオンラインで行うことになります。
また、１つの会議でも資料の数が多かったり、混み入った資料の場合、Web会議システムの画面共有では説明が先に行って読み切れなかったり、別の資料を参照できなかったりすることが、議論の障害となることがあります。
かと言って、資料を事前にメール送付するのは、打ち合わせの数が多くなると手間となります。
ペーパーレス会議システムは、参加者が資料ファイルをドラッグ＆ドロップで共有でき、すぐに会議を開催できます。
会議前に登録すれば事前に資料確認もでき、スムーズな打ち合わせが可能になるのです。
 

研修もWebでの実施が増えています。研修テキストはページ数が多いのでペーパーレス会議にはうってつけで、講義中に講師や受講生の書き込みも出来るため、準備と運営に大きな効果が見込まれます。
次に、当社の、研修における「ペーパーレス会議システム」の利活用ノウハウをご紹介します。
 

• 研修前
  受講者は、事前に資料を確認できます。講師は直前まで資料を更新できます。
   
• 研修中
  講師はまるで黒板を使うように、資料に書き込みながら説明が出来ます。
  受講者は教科書のように、手元のタブレットやパソコンで資料を確認でき、自由にメモを書き込めます。
   
• 研修後
  受講者は自身のメモ入 りの資料をダウンロードできます。

重要資料を漏洩させない！万全なセキュリティ
紙の資料では紛失や盗難の危険がありますが、ペーパーレス会議ならセキュリティをシステムで管理できます。
役員会議や社内制度研修など機密性の高い資料を扱う場合も想定し、さまざまな閲覧制限を設定できます。
会議終了後の資料回収も不要、情報漏洩対策にも効果的です。
 

• 参加者はログインするか、主催者から送られたメールに書かれたURLから資料をダウンロードできます。
  不正端末や不正ユーザーのアクセスをしっかり排除します。
   
• システム管理サーバと通信中（オンライン）の場合にのみ、端末で資料が閲覧できます。
  会議が終われば端末にデータを残さないため、ノートパソコン・タブレットからも安心して利用できます。
   

当社では各地のJA、民間企業のお客様に、ペーパーレス会議システムを導入しています。体験版により使いやすさを実感いただくことも可能です。
お客様のご要望や用途、そして既存のシステムやネットワーク環境により、日興通信が最適なシステムをご提案させていただきます。
 

取扱製品例

• 『ペーパーレス資料共有システム ConforMeeting/c（コンフォーミーティングシー）』（NEC製）
  手軽さを重視した一般会議向け。事前準備なしですぐに資料を共有して会議を開催できます。
   
• 『ペーパーレス役員会議システム ConforMeeting/e（コンフォーミーティングイー）』（NEC製）
  トップ会議に特化した会議システム。Web会議システムを同時に起動できる便利な機能付き。会議事務局の業務効率化を考えた仕組みが充実しています。

※オンプレミス版、クラウド版いずれもご用意できます。30日間の体験版がございますので、まずは無料でお試しいただけます。